Copilot în Microsoft 365: ce pregătiți înainte să îl activați

Pe scurt: Copilot nu vede mai mult decât vede deja utilizatorul care îl folosește. Problema este că, în majoritatea companiilor, utilizatorii văd mai mult decât ar trebui, doar că până acum nimeni nu căuta. Copilot caută pentru toată lumea, instantaneu. Pregătirea nu înseamnă tehnologie de inteligență artificială, înseamnă curățenie în drepturile de acces.

Ce se cheamă acum

Microsoft a redenumit produsul: Microsoft 365 Copilot a devenit Microsoft Copilot, iar Microsoft 365 Copilot Chat a devenit Microsoft Copilot Chat. Licențele și unele ecrane încă poartă denumirile vechi în perioada de tranziție, așa că nu vă mirați dacă vedeți ambele.

A apărut și o variantă pentru companii mici, Microsoft Copilot Business, iar cerința veche de minimum 300 de licențe a dispărut. Se poate cumpăra și o singură licență.

Linia dintre gratuit și plătit

Copilot Chat este inclus fără cost suplimentar pentru abonamentele Microsoft 365 eligibile, dar numai în forma care lucrează cu informații de pe web. Conversația ancorată în datele firmei, adică în e-mailurile, documentele și întâlnirile dumneavoastră, cere licență de Copilot.

Aceasta este distincția care contează în discuțiile de buget. Oamenii compară ce au folosit gratuit cu ce li se propune să cumpere, fără să își dea seama că sunt două lucruri diferite. Tot cu licență vin și funcțiile de editare directă în Word, Excel și PowerPoint.

Condițiile tehnice, înainte de orice

• Cont de serviciu în Entra ID. Conturile personale Microsoft nu funcționează.
• Căsuță poștală în Exchange Online. Fără ea nu există nimic legat de e-mail, calendar sau întâlniri. Căsuțele de grup nu sunt acoperite.
• OneDrive activ pentru utilizator, pentru că unele funcții depind de el.
• Aplicații Microsoft 365 actualizate, cu procesul de actualizare funcțional și cu acces la resursele de rețea necesare.
• Rețea permisivă pe domeniile necesare. Microsoft cere acces către întreg domeniul cloud.microsoft și nu acceptă permiterea selectivă a unor adrese din el. Inspecția TLS agresivă și timpii scurți de expirare pe proxy strică funcționarea.
• Cookie-uri terțe permise pentru Copilot în versiunile web ale aplicațiilor.
• Rolul potrivit de administrare. Microsoft recomandă rolul dedicat de administrator pentru inteligență artificială, nu rolul de administrator global.

O capcană discretă: dacă în tenant au fost dezactivate experiențele conectate care analizează conținutul, funcțiile Copilot pur și simplu dispar din Word, Excel, OneNote, Outlook și PowerPoint. Mulți administratori au oprit setarea aceasta acum ani, din precauție, și au uitat.

Partea care contează cu adevărat: cine ce vede

Microsoft este explicit: Copilot arată doar datele la care utilizatorul are deja cel puțin drept de vizualizare, iar responsabilitatea pentru corectitudinea acestor drepturi este a dumneavoastră. Sună liniștitor până vă uitați la ce s-a acumulat în SharePoint și OneDrive în ultimii zece ani.

• Biblioteci deschise către toată organizația, pentru că așa a fost mai simplu la momentul creării.
• Linkuri de tipul „oricine are linkul”, trimise cândva în afară și niciodată expirate.
• Moștenirea drepturilor ruptă pe foldere, cu excepții pe care nu le mai știe nimeni.
• Site-uri fără proprietar, rămase de la proiecte încheiate sau de la oameni plecați.
• Grupuri la nivel de companie folosite ca scurtătură pentru partajare.
• Documente de salarizare, contracte sau dosare de personal ajunse într-un folder general.

Nimic din toate acestea nu este nou. Noutatea este că până acum trebuia să știi ce cauți și unde. Acum este suficient să întrebi în limbaj obișnuit, iar răspunsul vine în două secunde, cu sursa atașată.

Ce recomandă Microsoft, în ordinea lor

Microsoft publică un plan în trei etape: remediați expunerea excesivă, puneți limite durabile, acoperiți cerințele de reglementare. Instrumentele numite de ei sunt Purview și SharePoint Advanced Management, acesta din urmă fiind inclus în licența de Copilot.

1. Identificați. Evaluările de risc din Purview și evaluarea de conținut din SharePoint Advanced Management arată site-urile cu audiență prea mare, moștenirile rupte și site-urile inactive sau fără proprietar.
2. Izolați temporar. Funcția de restricționare a descoperirii conținutului scoate site-urile sensibile din raza Copilot cât timp faceți curățenie, fără să blocheze oamenii care lucrează acolo.
3. Remediați. Etichete de sensibilitate pe site-uri, eliminarea accesului anonim și a partajărilor excesive, revizuiri de acces, repararea moștenirilor rupte, atribuirea de proprietari.
4. Puneți limite care rămân. Dezactivați la nivel de tenant linkurile de tip „oricine” și folosirea grupurilor la nivel de companie, impuneți eticheta de sensibilitate la crearea oricărui site nou.
5. Acoperiți reglementările. Păstrarea jurnalelor, politicile de retenție pentru conversațiile cu Copilot și posibilitatea de a le căuta la o solicitare oficială.

Avertismentul pe care trebuie să îl auziți

Ghidul complet al Microsoft pentru pregătirea datelor este scris pentru planurile enterprise E3 și E5. O companie cu Business Premium nu poate executa tot ce scrie acolo fără licențe suplimentare.

Asta nu înseamnă că nu puteți folosi Copilot cu Business Premium. Înseamnă că partea de curățenie trebuie făcută cu mai multă muncă manuală și cu mai multă atenție la ce expuneți, pentru că instrumentele automate de descoperire și clasificare nu vă sunt toate disponibile. Oricine vă vinde Copilot fără să vă spună asta vă vinde doar licența.

Unde ajung datele

Pentru clienții din Uniunea Europeană, Copilot este un serviciu acoperit de EU Data Boundary, iar traficul din Uniune rămâne în interiorul acesteia. Microsoft afirmă că prompturile, răspunsurile și datele accesate prin Microsoft Graph nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor de bază. Am scris despre cadrul general în articolul despre cloud privat și cloud public.

O excepție care merită știută: modelele furnizate de Anthropic ca subprocesor sunt, în acest moment, în afara EU Data Boundary. Activarea modelelor terțe este o decizie a administratorului, cu termeni suplimentari. Dacă aveți cerințe stricte privind localizarea datelor, verificați setarea aceasta înainte, nu după.

Ordinea practică a unei implementări

1. Inventarul expunerii, înainte de orice licență cumpărată.
2. Izolarea zonelor sensibile și curățarea partajărilor evidente.
3. Un pilot pe un grup mic, zece până la douăzeci și cinci de oameni din echipe diferite, nu doar din conducere.
4. Reguli interne scrise despre ce se poate și ce nu se poate cere, mai ales pentru date cu caracter personal.
5. Măsurarea a ceea ce s-a schimbat efectiv în felul în care lucrează oamenii.
6. Extinderea, dacă pilotul a arătat un câștig real.

Pentru companiile sub 300 de angajați există o perioadă de probă de treizeci de zile pentru douăzeci și cinci de utilizatori, derulată prin partener, potrivită exact pentru etapa a treia.

Ce facem noi și ce rămâne la dumneavoastră

PRO IT verifică îndeplinirea condițiilor tehnice, face inventarul expunerii în SharePoint și OneDrive, configurează restricționarea conținutului sensibil, etichetele și politicile, licențiază prin programul Cloud Solution Provider și pregătește pilotul. Serviciul este descris pe pagina Microsoft 365 și cloud, iar dacă vreți întâi imaginea de ansamblu, auditul IT include starea drepturilor de acces.

Rămân la dumneavoastră deciziile de conținut: cine are voie să vadă ce, ce documente nu au ce căuta într-un folder comun și ce reguli interne stabiliți pentru folosirea instrumentului. Sunt decizii de organizare, iar un furnizor IT nu le poate lua în locul dumneavoastră.